Sphere System Consulting ltd. スフィアシステムコンサルティング株式会社

Vol.45 【ITによる業務改革】現状維持を打ち破る3つの方法

 コラム

【ITによる業務改革】現状維持を打ち破る3つの方法

 

人の本能的な資質として、現状を維持する力があります。無意識のうちに、変化を求めるよりも現状維持をしようとする力であり、何かを始めようとして「三日坊主」で終わるのは、現状を維持しようとする力に引っ張られたということです。

 

個人の集合体である組織でも同様のことが言えます。
組織の改革をスタートさせたとしても、「何のために、何故やるのか?」という動機付けが弱ければ無意識のうちに現状維持に気持ちが傾いてしまい改革のスピードは落ちていきます。

 

ITを導入するということは、多くの場合業務プロセスの変更を伴います。業務改革とIT導入は一つのセットです。
何のために、なぜやるのか?という動機付けが弱ければ組織の推進力を失い、期待通りの結果を得ることができません。動機付けが弱ければ弱いほど無意識のうちに現状維持に引っ張られるからです。

 

業務改革のためにITの活用は欠かせません。
ITを活用した業務改革を、現状維持に引っ張られずに成功させるには重要な3つのポイントがあります。

 

1.目標やゴールを繰り返し共有する

 

何のために、なぜやるのか?この答えをひとりだけ考えていても意味がありません。関係者全員が共有する必要があります。メンバーが目先の作業に集中し、目標やゴールを見失う事はよくあります。バラバラになりかけた意識を束ねるには、しつこいくらいに目標やゴールの共有が必要です。大事なことだから何度も伝える。これを実践することです。

 

2.ゴールから逆算した中間目標を目指す

 

大きな目標の前に、まずは節目となる途中の通過点を目指します。プロジェクトではマイルストーンとも呼ばれますが、例えばボウリングでピンを見て投げるのではなく、レーンの上の目印(スパット)を目がけて投げるのと同じです。

 

個人で立てる目標が三日坊主で終わってしまうのは、立てた目標が高すぎるからです。現状維持に引っ張られないためには、低いハードルでもいいから継続することを重視することです。慣れたら徐々に目標を上げていきます。
同様に組織の目標もいきなり高い場所を目指すよりは途中の達成、特に最初の達成を重視すべきなのです。

 

3.メンバーと真摯に向き合う

 

少数派の意見であっても雑に扱うことはできません。チームの推進力を落とさないために、なぜ採用されたのか、なぜ採用されなかったのかの情報をしっかり開示する必要があります。もちろん、それぞれのメンバーとしっかり話し合いの場を持つことも必要です。
話合いの場では説得しようとしては駄目です。「上からの指示で決まった事だから」「多数決でやむなく」等を伝えるのではなく、腹を割ったコミュニケーションをすることです。
ここで言うメンバーとは自社内のメンバーだけではありません。取引先を巻き込む業務改革なら取引先も、ITベンダー企業との協業であればITベンダー企業もその対象です。

 

上記の3つ以外にもポイントはありますが、まずは最重要の3つを挙げました。
扱うツールがたまたまITなだけであって、人が中心であることには変わりがありません。
ITの利活用が上手に出来る企業が優位性を持つ時代です。現状維持に引っ張られることなくITを使った業務改革を成功させましょう。