Sphere System Consulting ltd. スフィアシステムコンサルティング株式会社

Vol.3 中小企業のためのシステム要件定義

 コラム

中小企業のためのシステム要件定義

 

要件定義とはどのようなシステムを導入するのか決める作業です。

 

システム導入プロジェクトは最初が肝心ですから、いきなり訪れる最大の山場といったところでしょうか。ただし、この要件定義という言葉は曖昧で、かつ、人や立場によって解釈が分かれてしまう用語でもあります。
導入しようとするシステムの規模によっては、決めなければならない事が多岐にわたりますが、パッケージソフトを導入するのか、イチから自社向けのシステムを手作りするかによって、必要な段取り、手順や深さに違いがあります。

 

システムを導入する中小企業にとっても、全員が知っている用語というわけでもありません。営業部門など、ITとは直接関係のない部門で、ITプロジェクトに初めて参画された方からは、「そのような工程があるんですね。初めて聞きました。」と言われたりします。

ITについて、入社後の新人研修があるのはほとんど稀なケースですから、一般的ではないのも当然です。

 

今回は中小企業の基幹系システムでのパッケージソフトの導入についてお話します。

 

とあるプロジェクトでの出来事です。

 

「・・・どうして要件定義が進まないのだろう??」
当時、ITベンダーでシステムエンジニアだった私は、あるプロジェクトに「ヘルプ」という形で途中参入しました。社内の引継ぎで聞いた仲間からの話と、実際に顧客と打合せした内容と、どうもうまくかみ合いません。どうやら要件定義が進まない原因は、要件定義という行為そのものが私たちと顧客企業とで認識合わせができていない事だと気付きました。

 

さらに、顧客企業側にも複雑な事情がありました。
プロジェクトの顧客側のIT導入リーダーが退社してしまい、リーダーが違う担当者に変更になっていたのです。これによって、顧客側で物事を判断しきれない(判断に時間がかかる)状況となり、さらになかなか進まない時間のかかるプロジェクトとなりました。

 

ITベンダーにとって、予定通りに進まないプロジェクトは、そのビジネスモデル上、死活問題となります。

 

色々な事情はあるにせよ、私たちにできることは仕切り直し以外にありませんでした。

そもそも、何のためのシステム導入なのか?から問い直すこととなりました。
私たちITベンダーが主導で要件定義をやり直すということは、ITベンダーの枠内でしか要件定義ができないことを意味します。
つまり、パッケージソフトを使うことが前提になるので、パッケージソフトが合うか合わないかではなく、無理やりでも合わせることになります。

このプロジェクトは要件定義でつまずき、後々も色々な障害がありました。
プロジェクトを通して色々な事を自問しました。
「顧客にとって、価値ある要件定義とは何だろう??・・・」

 

当時の私たちがそうだったように、システム開発を請負うITベンダー企業が、要件定義を請負うことがあります。しかし、これは間違いです。

 

要件定義はシステムを発注する側が主体となって行うものであり、ITベンダーはその手伝いをしているにすぎません。

 

ITはよく分らないもの、という先入観によって専門家に丸投げしてしまう気持ちは良く分ります。しかし、発注側にしか分らないことを、丸投げされたITベンダーが理解できる事はありえません。

 

最終承認はシステムを発注する側であり、承認するためには判断基準が必要です。
判断基準を持たない丸投げは、承認したくてもできない、失敗ITプロジェクトの火種なのです。

 

要件定義をミスするということは、入り口を間違えるということ。
入口を間違えれば、ゴールに到達することは非常に難しくなります。
「システム導入プロジェクトは最初が肝心、いきなり訪れる最大の山場」たる所以です。

 

「もしも」はあり得ないのは承知の上で当時のことを振り返ると、
もし、ITベンダー発注前に顧客側の要件定義に関わる事が出来たならば、
違う結果になっていたはず、もっと投資対効果の高いシステムを構築できたはず。
そう思っています。

 

自分たちにとって大事なことは自分たちで決める。
ITを業務に使うのは当たり前となった今、
当たり前のこと、出来ていますか?